1. Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento è Pura Digital S.r.l., con sede legale in Via Ponte dei Granili 24, 80146 Napoli (NA), Italia, P.IVA IT09624921210, C.F. 09624921210.
Email privacy: info@puradigital.it
Pura Digital S.r.l. non ha nominato formalmente un Data Protection Officer (DPO). Le richieste in materia di privacy possono essere inviate all'indirizzo email sopra indicato.
2. Ambito di applicazione e ruoli privacy
Pura Digital agisce come titolare quando determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati relativi al sito, agli account, al rapporto contrattuale, alla gestione della piattaforma, alla fatturazione, alle comunicazioni e alla sicurezza dei propri sistemi.
La presente informativa non disciplina il trattamento effettuato da siti o servizi di terzi raggiungibili tramite link, che operano sotto le proprie informative. I fornitori incaricati da Pura Digital per erogare parti del sito o delle comunicazioni sono indicati nella sezione dedicata ai destinatari.
Le condizioni contrattuali che disciplinano il sito e i servizi sono disponibili nei Termini di Servizio.
3. Dati trattati e fonti
Trattiamo solo i dati pertinenti alle attività descritte nella presente informativa. I dati possono provenire dall'interessato, dall'organizzazione per cui lavora, dai sistemi utilizzati per accedere al Servizio e, per dati di identità, pagamento e sicurezza, dai fornitori utilizzati da Pura Digital.
Dati di identificazione, contatto e autenticazione: nome, indirizzo email verificato, identificativo dell'account, identità collegate Google o Microsoft (se scelte dall'utente), chiavi pubbliche e metadati di eventuali passkey, sessioni e informazioni necessarie a verificare l'accesso.
Dati di profilo e onboarding: avatar, lingua, ruolo, caso d'uso, dimensione del team, fonte di riferimento e altre informazioni opzionali fornite dall'utente.
Dati di organizzazione e collaborazione: nome e logo dell'organizzazione, appartenenze, ruoli, inviti e indirizzi email dei membri o degli invitati.
Dati contrattuali e di utilizzo: piano di sottoscrizione, stato dell'abbonamento, crediti, funzionalità utilizzate, operazioni eseguite, richieste, identificativi e date degli eventi applicativi.
Dati di fatturazione e pagamento: identificativi cliente e abbonamento, importi, valuta, stato del pagamento e, presso il fornitore di pagamento, ragione sociale, email di fatturazione, indirizzo, codice fiscale o P.IVA, e dati dello strumento di pagamento.
Contenuti del cliente: documenti caricati, file, immagini, testi, nomi e descrizioni, metadati, annotazioni, istruzioni, output di elaborazione, risultati di trascrizione, esportazioni, configurazioni di training e metriche.
Preferenze, consensi e autorizzazioni: stato di sottoscrizione, revoca, preferenze di interfaccia e autorizzazioni concesse ad applicazioni esterne, inclusi identificativi client, permessi e date di approvazione o revoca.
Dati delle comunicazioni: contenuto delle richieste inviate a Pura Digital e delle relative risposte.
Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, data e ora, URL richiesto, header tecnici, identificativi di richiesta o sessione, tipo di browser o dispositivo, log ed eventi necessari a prevenire abusi e diagnosticare errori.
L'autenticazione e le sessioni sono gestite direttamente da Pura Digital. È possibile accedere con codice monouso via email, o, se l'utente lo sceglie, tramite Google o Microsoft. Per questi ultimi metodi, riceviamo dal provider i dati di identificazione e profilo necessari all'accesso e al collegamento dell'account. Dall'account è possibile gestire i metodi collegati, le sessioni e le applicazioni autorizzate.
Pura Digital non riceve i dati completi della carta utilizzata attraverso il sistema di pagamento. Non richiediamo inoltre agli utenti di inserire categorie particolari di dati personali, dati relativi a condanne o reati, credenziali o documenti di identità in moduli pubblici. Si prega di non inviare tali informazioni tramite i moduli del sito.
4. Finalità, basi giuridiche e conservazione
Richiesta demo
- Dati trattati
- nome, cognome, email e, se forniti, azienda, settore e messaggio.
- Finalità e base giuridica
- gestire la richiesta, organizzare la demo e adottare misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
- Conservazione
- fino a 24 mesi dall'ultimo contatto sostanziale. Se si instaura un rapporto contrattuale, i dati confluiscono nella relativa documentazione e seguono i termini di conservazione applicabili.
Account, autenticazione, sessioni e applicazioni autorizzate
- Dati trattati
- email verificata, identificativo dell'account, identità collegate, chiavi pubbliche e metadati di passkey, sessioni, autorizzazioni applicative e dati di sicurezza.
- Finalità e base giuridica
- creare e gestire l'account, autenticare l'utente ed eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); prevenire accessi non autorizzati e proteggere il Servizio sulla base del legittimo interesse di Pura Digital e dei propri utenti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per la durata dell'account. Alla chiusura, l'accesso viene disabilitato; i dati identificativi del profilo sono normalmente cancellati o anonimizzati entro 30 giorni dal momento in cui l'utente non appartiene più ad alcuna organizzazione, fatto salvo quanto richiesto da obblighi legali, di sicurezza o di difesa legittima.
Profilo e onboarding
- Dati trattati
- nome, avatar, lingua, ruolo, caso d'uso, dimensione del team, fonte di riferimento e preferenze.
- Finalità e base giuridica
- configurare l'esperienza, fornire le funzionalità richieste ed eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); comprendere e migliorare l'onboarding e il Servizio sulla base del legittimo interesse di Pura Digital (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per la durata dell'account e normalmente fino a 30 giorni dopo la sua chiusura, ad eccezione di dati aggregati o effettivamente anonimi.
Organizzazioni, ruoli e inviti
- Dati trattati
- nome e logo dell'organizzazione, appartenenze, ruoli, indirizzi email degli invitati e stato dell'invito.
- Finalità e base giuridica
- creare e amministrare le organizzazioni, gestire l'accesso e la collaborazione ed eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); garantire la sicurezza e la tracciabilità degli accessi sulla base del legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per la durata dell'organizzazione. Gli inviti aperti scadono normalmente dopo 7 giorni; le informazioni essenziali di accesso possono essere conservate più a lungo per esigenze di sicurezza, obblighi contrattuali o tutela di diritti legittimi.
Erogazione della piattaforma
- Dati trattati
- piano, crediti, eventi di utilizzo, documenti caricati e le relative versioni, file, immagini, testi, metadati, annotazioni, istruzioni, output, risultati di trascrizione, esportazioni, configurazioni di training e storico, metriche e versioni di modello richieste dal cliente.
- Finalità e base giuridica
- fornire, mantenere e supportare il Servizio richiesto ed eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). Per i dati personali contenuti nei materiali del cliente, Pura Digital agisce normalmente come responsabile e la base giuridica è determinata dal cliente che agisce come titolare.
- Conservazione
- per la durata del rapporto e secondo le scelte di cancellazione del cliente, i Termini di Servizio e qualsiasi DPA applicabile. Le esportazioni temporanee scadono normalmente dopo 7 giorni; le cancellazioni, i backup e gli obblighi legali possono seguire tempistiche tecniche diverse.
Abbonamenti, crediti, pagamenti e fatture
- Dati trattati
- piano, identificativi cliente e abbonamento, crediti, importi, valuta, stato della transazione e dati fiscali o di fatturazione.
- Finalità e base giuridica
- stipulare ed eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR), adempiere agli obblighi fiscali e contabili (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR), prevenire frodi o tutelare diritti legittimi (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per la durata del rapporto; i documenti fiscali, contabili e contrattuali sono normalmente conservati per 10 anni. Anche il fornitore di pagamento applica i propri termini di conservazione per obblighi finanziari, antifrode e legali.
Email operative e assistenza
- Dati trattati
- email, nome, organizzazione e informazioni strettamente necessarie a descrivere l'evento, la richiesta o l'esito di un'operazione.
- Finalità e base giuridica
- inviare inviti, notifiche dell'account, notifiche di esportazione e notifiche relative alle operazioni richieste; fornire assistenza; eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). L'affidabilità e l'assistenza sono perseguite anche sulla base del legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per il tempo necessario all'erogazione e alla gestione dell'evento; la corrispondenza di assistenza è normalmente conservata fino a 24 mesi dopo la chiusura, fatto salvo quanto richiesto da obblighi contrattuali, legali o di sicurezza.
Comunicazioni dirette
- Dati trattati
- dati di contatto e contenuto della comunicazione.
- Finalità e base giuridica
- rispondere alle richieste degli interessati: misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) o legittimo interesse nella gestione della corrispondenza (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), a seconda del contenuto.
- Conservazione
- fino a 24 mesi dopo la chiusura della richiesta, a meno che la comunicazione non debba essere conservata per un rapporto contrattuale o una controversia.
Erogazione del sito e della piattaforma, e sicurezza
- Dati trattati
- indirizzo IP, dati tecnici, log, eventi e identificativi di richiesta o sessione.
- Finalità e base giuridica
- erogare i sistemi, mantenerne l'affidabilità, prevenire abusi e incidenti, diagnosticare errori; esecuzione del contratto per le funzionalità richieste (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) e legittimo interesse di Pura Digital nella sicurezza e nel corretto funzionamento dei sistemi (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- i log tecnici sono normalmente conservati fino a 30 giorni; gli eventi di sicurezza dell'autenticazione fino a 180 giorni. I dati relativi a un incidente possono essere isolati e conservati fino a 12 mesi o più a lungo se necessario per adempiere a un obbligo o tutelare diritti legittimi.
Preferenze e archiviazione tecnica nel browser
- Dati trattati
- lingua, tema, preferenze dell'editor, stato dei tutorial, ultimo metodo di accesso utilizzato e identificativi tecnici per una sessione o un invito in sospeso.
- Finalità e base giuridica
- ricordare le impostazioni richieste, mantenere la sessione e completare i flussi avviati; esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) e legittimo interesse nel corretto funzionamento dell'interfaccia (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- a seconda della funzione: per la sessione; fino alla scadenza o al logout; per 7 giorni per la preferenza della barra laterale; o finché l'utente non modifica l'impostazione o cancella i dati del sito.
Obblighi legali e tutela dei diritti
- Dati trattati
- dati necessari a rispondere a richieste privacy, autorità o controversie.
- Finalità e base giuridica
- adempiere a obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) e accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
- Conservazione
- per il periodo richiesto dalla legge. Le richieste privacy e le relative evidenze sono normalmente conservate per 5 anni; i documenti contabili e contrattuali, ove applicabili, per 10 anni.
5. Conferimento dei dati e revoca del consenso
I campi contrassegnati come obbligatori nel modulo demo sono necessari per rispondere alla richiesta; senza di essi non possiamo gestirla. I dati necessari a creare e proteggere l'account, utilizzare le funzionalità contrattuali o completare un acquisto sono richiesti per erogare il relativo Servizio. Gli altri dati di profilo e onboarding sono facoltativi, salvo diversa indicazione nell'interfaccia.
Il cliente decide quali contenuti caricare sulla piattaforma ed è responsabile di avere una base giuridica valida, di fornire le informazioni richieste agli interessati e di rispettare le restrizioni previste dai Termini e da qualsiasi DPA applicabile. Il mancato caricamento di contenuti non impedisce l'uso dell'account ma rende impossibili le relative operazioni.
Per revocare il consenso, utilizzare il link di disiscrizione nei nostri messaggi o scrivere a info@puradigital.it.
6. Destinatari e responsabili
I dati sono accessibili al personale e ai collaboratori autorizzati di Pura Digital, nei limiti richiesti dalle rispettive mansioni. Possono inoltre essere comunicati ai seguenti destinatari:
Quando trattano dati per conto di Pura Digital, i fornitori agiscono come responsabili del trattamento ai sensi di un accordo conforme all'art. 28 GDPR. Alcuni fornitori possono trattare dati come titolari autonomi per propri obblighi legali o di sicurezza; in tali casi si applicano le rispettive informative privacy.
- Amazon Web Services EMEA SARL, per l'infrastruttura cloud primaria, inclusi calcolo, database, storage oggetti e modelli linguistici, configurata nelle regioni dell'Unione Europea (Francoforte).
- Stripe, Inc. (Stripe Payments Europe, Limited), per checkout, abbonamenti, crediti, fatturazione, calcolo delle imposte, prevenzione delle frodi e gestione dei pagamenti.
- Google LLC e Microsoft Corporation, solo quando l'utente sceglie di utilizzarli per accedere con il proprio account o collegare un connettore documentale, per i dati richiesti dal relativo flusso di autenticazione o autorizzazione ai sensi delle rispettive informative privacy.
- Consulenti legali, fiscali o tecnici vincolati da riservatezza, ove necessario.
- Autorità pubbliche, organismi di vigilanza o soggetti legittimati ove richiesto dalla legge.
Per maggiori informazioni sull'infrastruttura cloud, si rimanda all'informativa privacy di Amazon Web Services.
Per l'accesso facoltativo con Google, si rimanda all'informativa privacy di Google.
Per l'accesso facoltativo con Microsoft, si rimanda all'informativa privacy di Microsoft.
Per maggiori informazioni sui pagamenti, si rimanda all'informativa privacy di Stripe.
7. Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo
I contenuti dei clienti, il database primario della piattaforma e lo storage oggetti sono configurati sull'infrastruttura Amazon Web Services nelle regioni dell'Unione Europea (Francoforte). Le impronte testi (embedding) e il motore di ricerca semantica sono gestiti su server di proprietà di Pura Digital nella stessa area UE. Ciò non significa tuttavia che tutti i trattamenti connessi al Servizio avvengano esclusivamente all'interno dello Spazio Economico Europeo.
Se l'utente sceglie l'accesso con Google o Microsoft, tali fornitori possono trattare dati di autenticazione e tecnici al di fuori dello Spazio Economico Europeo ai sensi delle rispettive informative. Stripe e i partecipanti alle reti finanziarie possono trattare dati di pagamento, fatturazione e antifrode attraverso organizzazioni internazionali. Il personale autorizzato o le società del gruppo dei fornitori possono inoltre accedere ai dati da altri paesi nella misura necessaria.
Ove il trattamento comporti un trasferimento verso un paese non coperto da una decisione di adeguatezza, Pura Digital richiede garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e seguenti GDPR, quali le Clausole Contrattuali Tipo della Commissione Europea e, ove applicabile, la partecipazione al Data Privacy Framework, insieme a misure supplementari proporzionate al rischio.
Informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste scrivendo a info@puradigital.it.
9. Sicurezza dei dati
Pura Digital adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, inclusi controllo degli accessi, minimizzazione dei dati, protezione delle comunicazioni in transito, aggiornamento dei sistemi, gestione delle credenziali e uso di fornitori selezionati contrattualmente.
Nessun sistema connesso a Internet può essere considerato privo di rischi. In caso di violazione dei dati personali, Pura Digital applicherà le procedure previste dagli artt. 33 e 34 GDPR, inclusa la notifica all'autorità di controllo e agli interessati ove richiesto.
10. Diritti dell'interessato
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può richiedere:
Per esercitare tali diritti, scrivere a info@puradigital.it. Potremo richiedere informazioni necessarie a verificare l'identità del richiedente.
Pura Digital risponde senza indebito ritardo e normalmente entro un mese. Nei casi complessi o in presenza di numerose richieste, il termine può essere prorogato di due mesi, con informazione all'interessato entro il primo mese. L'esercizio dei diritti è gratuito, salvo per richieste manifestamente infondate o eccessive nei casi consentiti dalla legge.
L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o all'autorità di controllo dello Stato in cui risiede o lavora o in cui ha avuto luogo la presunta violazione.
- l'accesso ai dati personali e una copia degli stessi;
- la rettifica di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti;
- la cancellazione dei dati;
- la limitazione del trattamento;
- la portabilità dei dati forniti, ove il trattamento sia automatizzato e basato sul consenso o su un contratto;
- di opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento basato sul legittimo interesse;
- di opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto;
- di revocare il consenso in qualsiasi momento.
11. Profilazione e decisioni automatizzate
Pura Digital non utilizza i dati dell'account, del sito o della piattaforma per profilare persone a fini pubblicitari e non adopera decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o di analoga rilevanza sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. Le funzionalità assistite da intelligenza artificiale producono output che devono essere verificati dall'utente e non sono destinate a prendere autonomamente tali decisioni su persone fisiche.
12. Dati di terzi, minori e dati sensibili
Chiunque fornisca dati personali di altre persone deve essere autorizzato a farlo e deve fornire a tali persone le informazioni necessarie. Ove Pura Digital riceva dati diversi che non direttamente dall'interessato, adempie agli obblighi informativi ex art. 14 GDPR ove applicabile.
Il sito e i servizi ArchivEye sono destinati ad adulti e organizzazioni e non sono diretti a minori di sedici anni. Se veniamo a conoscenza di dati di minori raccolti senza base valida, li cancelliamo o adottiamo le altre misure richieste dalla legge.
Non inserire dati relativi alla salute, biometrici, genetici, opinioni politiche, convinzioni religiose, vita sessuale, origine etnica, appartenenza sindacale, condanne o reati, o altre informazioni non necessarie alla richiesta attraverso i moduli pubblici.
I clienti possono trattare dati di terzi sulla piattaforma solo se dispongono di una base giuridica valida e osservano il DPA, le istruzioni e le misure applicabili. Le categorie particolari di dati, i dati penali o altri contenuti ad alto rischio non devono essere caricati finché il DPA e il Piano applicabili non lo autorizzino espressamente e non siano state concordate adeguate garanzie.
13. Dati trattati per conto dei clienti
Quando un cliente utilizza la piattaforma per trattare dati personali per proprie finalità, il cliente determina le finalità e i mezzi essenziali ed agisce normalmente come titolare; Pura Digital agisce normalmente come responsabile e segue le istruzioni documentate del cliente.
Prima di caricare dati personali di terzi, il cliente deve stipulare o accettare un Data Processing Agreement conforme all'art. 28 GDPR, che disciplini, tra l'altro, istruzioni, riservatezza, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza, incidenti, audit, trasferimenti e cancellazione o restituzione dei dati.
Gli interessati devono indirizzare le richieste relative ai dataset dei clienti al cliente stesso, senza pregiudizio per l'assistenza che Pura Digital è tenuta a fornire.
14. Aggiornamenti della presente informativa
Pura Digital può aggiornare la presente informativa per riflettere cambiamenti normativi, organizzativi o tecnici. La versione corrente è pubblicata su questa pagina con la data dell'ultimo aggiornamento.
I cambiamenti sostanziali saranno comunicati attraverso mezzi proporzionati, ad esempio sul sito o via email ove siano disponibili i relativi contatti. Se un nuovo trattamento richiede il consenso, questo sarà richiesto prima che inizi; la sola navigazione continuata non sarà considerata consenso.
Prima di introdurre nuovi trattamenti, categorie di dati o fornitori, Pura Digital ne valuterà l'impatto sulla presente informativa e la aggiornerà ove necessario. Se il nuovo trattamento richiede il consenso, questo sarà ottenuto prima dell'avvio.
La versione italiana della presente Informativa Privacy è l'unica versione giuridicamente valida e autentica. In caso di conflitto, ambiguità o divergenza di interpretazione tra essa e una traduzione, prevale il testo italiano.